一、岗位基本信息
岗位名称：档案管理员
所属部门：行政部/综合管理部
岗位性质：全职
汇报对象：行政经理/综合管理部经理
工作地点：指定办公区域
二、岗位职责
（一）档案收集与归档管理
1. 严格按照公司档案管理规定及归档范围，定期接收各部门形成的文书、人事、财务、项目、声像、电子等各类档案资料，逐一核对材料完整性、手续合规性，杜绝遗漏或不合规档案入库。
2. 主动排查散存于各部门及个人手中的重要文件、历史资料，及时收集整理并登记归档，建立健全档案收集台账，确保档案资源的全面性。
3. 对接外部机构（如上级单位、合作方、档案馆），做好档案移交、接收工作，完善交接手续，留存交接记录备查。
（二）档案整理与编目检索
1. 依据国家及行业档案管理标准（如《文书档案案卷格式》），对接收的档案进行分类、组卷、编号、装订、著录，明确档案保管期限（永久、长期、短期），确保整理流程规范、档案分类清晰。
2. 编制档案目录、索引、备考表等检索工具，同步录入电子档案管理系统，完善档案元数据信息，优化检索路径，保障档案可快速精准查找。
3. 定期对已整理档案进行复核，更新档案信息，修正编目错误，确保实体档案与电子台账完全一致，实现账物相符。
（三）档案保管与安全维护
1. 负责档案库房的日常运维，严格控制库房温湿度、光照、通风条件，落实防火、防盗、防虫、防霉、防尘、防磁等安全防护措施，定期检查消防器材、防潮设备、监控系统运行状态，排查安全隐患。
2. 对破损、霉变、褪色的实体档案进行修复、托裱、复制等处理，延长档案保存寿命；对电子档案进行定期备份、格式迁移，存储于安全介质，防止数据丢失、损坏或泄露。
3. 执行档案出入库登记制度，严格把控档案借阅、借出、归还流程，核对借阅人身份及权限，明确借阅期限，逾期及时提醒归还，确保档案全程可追溯。
（四）档案利用与服务支持
1. 为公司内部各部门及授权外部人员提供档案查阅、借阅服务，耐心解答档案使用相关咨询，指导用户规范查阅、摘录档案内容，严禁违规查阅涉密档案。
2. 按照规定为用户提供档案复制、扫描、摘录服务，协助出具档案证明文件，对涉及敏感信息的档案内容进行合规审核，坚守保密底线。
3. 记录档案利用情况，统计利用频次、用途等数据，形成档案利用分析报告，为优化档案管理服务提供依据。
（五）档案鉴定与移交销毁
1. 定期联合相关部门对已到保管期限的档案进行价值鉴定，区分有保存价值与无保存价值的档案，提出续存或销毁建议，报上级审批后执行。
2. 对审批销毁的档案，严格按照规定流程组织销毁，全程记录销毁过程，留存销毁清单及见证材料，确保销毁合规、可追溯；对需移交国家档案馆或上级单位的档案，整理成册并完善移交手续。
（六）合规与保密管理
1. 严格遵守《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》及公司保密制度，规范档案管理全流程，确保工作合法合规。
2. 对涉密档案实行分级管理，明确借阅权限，严禁擅自泄露、传播档案内容，定期开展档案保密自查，及时整改问题。
（七）其他相关工作
1. 参与公司档案数字化建设，负责档案扫描、录入、校对等工作，维护电子档案管理系统正常运行。
2. 对各部门兼职档案员进行业务指导与培训，普及档案管理知识，提升全员档案管理意识。
3. 制定、修订公司档案管理制度及归档流程，优化档案管理体系，提升工作效率与质量。
4. 完成上级交办的其他档案管理相关工作。
三、任职要求
（一）学历与专业
高中以上学历，档案学、行政管理、汉语言文学、历史学等相关专业优先，具备1-3年同类岗位工作经验者优先。
（二）专业技能
1. 熟悉国家档案管理相关法律法规及行业标准，掌握档案收集、整理、编目、保管、利用等全流程工作方法。
2. 能熟练操作办公软件（Word、Excel、PPT），具备电子档案管理系统、档案扫描设备的使用经验者优先。
3. 具备基础的档案修复、数字化处理能力，了解档案分类编码规则，能规范编制档案检索工具。
（三）综合素质
1. 严谨细致、认真负责，具备较强的责任心和耐心，能高效完成繁琐的档案整理工作。
2. 严格遵守保密制度，具备良好的保密意识和职业操守，不泄露敏感信息。
3. 具备良好的沟通协调能力和服务意识，能高效对接各部门及外部人员，提供优质档案服务。
4. 具备一定的学习能力，能快速适应档案管理新规及数字化系统升级，持续优化工作方法。
